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中国国际文化交流基金会财务管理制度(试行)

                                总则

为了加强中国国际文化交流基金会(以下简称基金会)财务管理,按照国家有关法律法规,根据《中国国际文化交流基金会章程》,结合基金会实际情况制定本制度。

第一条 原则上执行财政部制定的民间非营利组织会计制度,依照民间非营利组织会计制度规定设置会计科目及编制会计报表。

第二条 财务管理的主要任务是依据资金来对基金会的各项活动进行综合管理。具体包括:管理各项收入和支出,合理安排和使用各项资金;建立健全财务管理制度,加强财务监督、开展财务分析;维护基金会财产完好;促进基金会工作健康发展。

第三条 财务管理是基金会内部管理的重要组成部分,基金会根据国家有关要求及章程的规定结合我基金会实际情况,配备会计、出纳各一名,切实做好财务管理工作。财务管理制度9条,具体如下:

(一)     现金管理制度

(二)     银行存款管理制度

(三)     支票管理制度

(四)     票据使用管理办法

(五)     财务核算制度

(六)     会计档案管理制度

(七)     出纳及会计的岗位职责

(八)     财务内部牵制及岗位责任制丢

(九)     财务开支审批制度

 

第一章 现金管理制度

第四条  出纳员为本基金会现金管理人员,负责现金收付业务的执行,并与会计对业务过程进行核算、检查与监督。

第五条  现金的使用范围

(一)    支付给工作人员的个人工资、津贴、福利、补助、医药费、劳务报酬等款项;

(二)    支付给不能转账的部门、集体单位或个人用于购买物资、服务,不得超过人民银行规定的结算限额;

(三)    各种国家规定的对个人的必要支出;

(四)    出差人员必须随身携带的差旅费;

(五)    结算起点以下的零星支出(目前人民银行规定限额为1000元人民币);

(六)    基金会开户银行确定需要支付现金的其他支出。

第六条 为了加强现金管理,减少闲置的现金,根据本基金会日常现金开支情况,拟确定本基金会库存现金最高限额为本单位5天日常零星开支所需现金。

    根据核定库存限额,出纳员结存的现金不得超过核定的库存限额,超过部分应及时送存银行。

第七条  现金的收支管理

(一)   现金的收入和支出,必须由出纳员负责。出纳员请假时,由基金会秘书长临时指定专人担任出纳工作。

(二)   业务活动中发生的一切现金收入,必须交由财务入账,不得自行保管和挪用,更不得私设“小金库”,出纳员对收入的现金必须与当日存入银行,不得坐支。

(三)   向银行送存现金时,必须注明款项来源,到银行支取现金时应在支票上注明款项用途。

(四)   取送大额款项时,必须专人陪同或保证送取款人及送取款项的安全。

(五)   出纳员收、付现金必须取得原始凭证,并认真审核是否合法,各项手续签章是否齐全。对违反国家规定及基金会财务规定的收、付业务应拒绝办理;对内容不全、手续不完备、数字有差错的凭证,应予返回,补办手续。如遇伪造或涂改,虚报、冒领等不法行为,应及时报告基金会秘书长处理。对符合要求的凭证,收付款后应在记账凭证上加盖“现金收讫”、“现金付讫”戳记。

(六)   现金报账时,经手人必须填写“支出凭单”,签字并经项目管理委员会领导核批,报基金会秘书长审核后,报基金会理事长审批,再到财务人员处办理报销手续。因基金会整体工作报销的,直接报基金会秘书长审核后,报基金会理事长审批,再到财务人员处办理报销手续。

(七)   因基金会项目出差借支差旅费时,必须填写“借款单”,经项目管理委员会领导核批,报基金会秘书长审核后,报理事长审批。因基金会整体工作出差的,直接报基金会秘书长审核后,报理事长审批。超过5000元的借款应提前5个工作日通知财务人员准备现金。出差人员返回单位后5个工作日内必须及时办理报账手续。

如遇特殊情况不能及时报账,要向基金会财务人员说明情况,必要时应写出书面情况送财务人员备案。

(八)   出纳员必须模范遵守结算纪律,不准用不符合财务制度的凭证顶替现金,不准单位之间借用现金,不准谎报用途套取现金,不准利用银行账户代其他单位或个人存入或支取现金,不准将单位收入的现金以个人名义储蓄。

(九)   在核算工作过程中发现长款或短款情况,应及时查找原因并报秘书长,不得擅自处理。

第八条  现金的登记和保护

(一)    现金账要及时登记,逐笔记载现金收、付业务,账目要日清月结。必须及时进行核对,保证账款相符,并填报“现金库存表”。

(二)    结存现金、印鉴,必须锁紧保险柜,保险柜必须保证安全,保险柜钥匙由专人保管,不得随意转交他人。

 

第二章 银行存款管理制度

第九条  出纳员应根据国家有关政策规定及财务制度和结算制度的要求,做好银行存款的核算、检查和监督工作。

第十条  适用范围和方法

(一)    基金会除按规定留存的现金定额以备日常开支外,其余货币资金必须全部存入银行结算户内。

(二)    基金会发生的各项结算款项,除允许使用现金结算方式以外,其余事项必须通过银行进行划拨转账。

(三)    基金会与银行之间发生的各项收支业务,必须按照会计制度规定填制和取得各种银行凭证、付款通知单等书面证明,经审核无误后,据以编制会计凭证作为核算依据。

(四)    出纳员每日收到的支票,必须及时送存银行,以便及时入账,并定期到开户银行索取“银行存款余额对账单”进行核对,并填报“银行存款库存表”。

(五)    严格禁止以各种原因出租、出借、转让本基金会银行存款账户。

 

 

第三章 支票管理制度

第十一条  支票是基金会对外结算的一种主要方式,是由基金会签发通知银行付款的一种书面证明。必须加强支票管理,保证支票使用的安全和合法。

第十二条  支票分为现金支票和转账支票两种。

(一)     现金支票只适用于支付给未在银行开户的单位或个人的小额款项以及基金会提取工资、备用金和补足现金库存限额。使用现金支票,必须遵守现金管理规定,按现金的适用范围签发。现金支票的使用管理,按现金管理制度执行。

(二)     转账支票只能通过银行转账,不能提取现金。

第十三条  转账支票的管理

(一)     财务人员要设专人管理从银行购入的空白支票,登记购入日期、种类、妥善保管空白支票及预留印鉴。

(二)     出纳要对支票领用情况进行记录,逐笔登记领用人姓名、支票号码、用途、金额、收款单位等,并由领用人签字或签章。

(三)     支票的使用人领用支票时,应填写“支票领用登记单”或“支出凭单”,报基金会秘书长核准后报理事长审批同意,方可到财务人员处领取支票,并由申请人在财务人员处登记签章或签字。

(四)     凡基金会签发的支票,必须严格管理。结算账户必须有足够的资金以保证支付。财务人员在签发支票前必须查明银行存款的账面余额,防止超过银行存款金额签发空头支票。

(五)     签发的支票必须采取记名式,写明收款单位或收款人,并列明款项的用途和大小写金额。由会计对支票结算单金额大小写进行核对。

(六)     支票领用的报账期限

一般情况从支票领用当日算起十日内必须报账,经项目管理委员会主任签字,基金会秘书长审核后报理事长审批,方可到财务人员处报账。

如遇特殊情况需延长时间,必须写出书面原因,报秘书长审核后报理事长审批再送财务备案,基金会执行前账不清后账不借的原则。

(七)     支票金额起点每张100元,退款、找零以及结清账户的支票,不受起点限制。支票有效期为10天,自签发的次日算起,到期遇法定假日顺延。

(八)     基金会收到的转账支票,只能送银行转账,不能转让和流通。

第十四条  支票的签发

(一)     支票的签发,按支票的签发要求,将内容填写齐全,并加盖银行预留印鉴。

(二)     支票签发禁止的项目:

1.     禁止签发空头支票;

2.     禁止签发远期支票

3.     禁止出租、出借、转让给其他单位和个人;

4.     禁止将支票作抵押;

5.     禁止签发印鉴不全、不符的支票;

6.     禁止签发假用途的支票;

第十五条  支票丢失时,要立即向财务人员声明,并及时向银行办理挂失手续。对造成经济损失的,应根据情节严重,报请理事会批准追究责任人相关责任。

第十六条  支票到期未用,应及时退回出纳,并办理有关退回手续。

第十七条  支票发生作废时,应及时退回出纳,并重新办理领用手续。对退回的支票,出纳人员应及时办理注销。

第十八条  出纳人员要加强对支票的管理,按时查清,并做到及时和银行核对,以防造成账目错乱。严格掌握支票的报销手续,及时清理未达账项。

 

第四章  票据使用管理办法

第十九条  本办法所称的票据,是指接受捐赠或接受服务时,开具、收取的收款凭证。票据的种类、联次、内容及使用范围适用国家财政部规定。

第二十条  会计负责依法办理票据够领证,在领取票据购领证后,向财政部主管财政票据监管中心申请领购票据。

第二十一条   开具发票的种类及使用范围

(一)     接受的各类用于公益事业的社会捐赠,收款方:中国国际文化交流基金会应当向付款方开具发票。

(二)     中国国际文化交流基金会可以使用的发票种类为:

1.    由中华人民共和国财政部监制的公益事业捐赠统一票据;

2.    由中华人民共和国财政部监制的资金往来发票。

(三)     各类发票的使用范围

1.     以下情况使用由财政部监制的公益事业同意捐赠票据:

(1)    基金会接受捐赠,应当根据订立的书面捐赠协议及付款单位名称等开具发票。基金会接受捐赠应当确保公益性,附加对捐赠人构成利益回报条件的赠与不符合公益性目的的赠与,不应确认为公益捐赠,不得开具捐赠发票。

(2)    基金会应当在实际收到捐赠后据实开具捐赠票据。捐赠人不需要捐赠票据的,或者匿名捐赠的,也应当开具捐赠票据,留基金会留存备查。基金会接受非现金捐赠,应当在实际收到后确认收入并开具捐赠票据。受赠财产未经基金会验收确认,由捐赠人直接转移给受助人或者其它第三方的,不得作为基金会的捐赠收入,不得开具捐赠票据

2.     以下情况使用资金往来发票:

(1)    内部往来

第二十二条   发票的开具和保管

(一)     开具发票应当按照规定的实现、顺序,逐栏、全部联次一次性如实开具,并加盖基金会财务专用章。

(二)     开具的发票应与付款单位和个人建立发票使用登记制度,会计对发票使用情况进行记录,并定期向财务部门报告发票使用情况。

(三)     会计负责办理发票及发票购领证的领购、年检等工作。

(四)     应当按照财务部的规定存放和保管发票,不得擅自损毁。已开具的发票存根联和发票登记簿,应当妥善保管,未经秘书长、理事长及有关部门同意不得销毁。

 

第五章 财务核算制度

第二十三条   会计进行财务核算时应根据国家有关政策规定及财务制度和财务核算制度的要求及基金会工作需要,做好核算、检查和监督工作。

第二十四条   会计核算应以权责发生制为基础,以会计主体、持续经营、会计分期、货币计量为前提,遵守客观性、相关性等原则,以《民间非营利组织会计制度》规定结合基金会实际设置需要的科目来进行。

会计应当按规定对业务活动成本、管理费用、筹资费用、其他费用等进行核算,并及时按照结账时间定期进行结账,出具有关报表和分析,按程序逐级上报有关使用人。

会计在年末应将各月装订完好的凭证、对内外报送的各期报表、相关的审计报告及打印并装订好的纸质账簿进行整理,移送指定地点交由专人管理。

 

第六章  会计档案管理制度

会计档案是会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存起来的会计核算材料,是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计负责会计档案的管理,确保会计档案的齐全完整和安全可靠。

第二十五条   会计档案时记录和反应基金会业务的重要史料和证据,必须加强对会计档案管理工作的领导,按年度分类设立档案,并设有专职或兼职人员管理,建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度,切实地把会计档案保管好。

第二十六条   会计档案内容

会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他会计核算专业资料等。

第二十七条   会计档案的立卷和归档

会计负责会计资料档案的定期收集、审查核对、分别整理立卷,装订成册。

(一)     会计凭证:月度结账后按月分别整理装订成册,并注明年度、月份、起止日期和编号,并加盖装订人的印章或由装订人签字。

(二)     会计账簿:按年度立卷,立卷时要按账簿的种类、薄厚程度合订为一卷或分订为数卷。账簿应保持本来面目,活页账簿要撤出空白页,编写页号,装订成册,登记保管年限、项目、记账人姓名。每年的账簿要加帖封面,并登记清册。

(三)     会计报表等资料:按年度立卷,立卷时要区分不同的保管期限、种类装订成卷,编有页号,加装封面,并登记清册,每年终了后应及时存入档案室。

(四)     对其他会计资料,如银行对账单,备查账簿,辅助账簿,有查阅价值的文件,财务报告及批示等,根据要求分别装订成册,登记清册后一并归档。

(五)     为了加强档案管理,使档案条理化,应编制必要的档案目录或卡片,每年终了后应及时填好档案清册目录。

(六)     每年形成的会计档案,都应由会计按照归档的要求负责整理立卷或装订成册。

(七)     基金项目管理委员会主任可以查询其负责的项目相关账务,基金会账务必须取得秘书长、理事长书面同意后才可以查询。

 

第七章  出纳及会计的岗位责任制

第二十八条   出纳主要岗位职责:

(一)     办理现金收付和票据结算业务,签发支票、本票、汇票后送交会计核准并盖印鉴章;

(二)     保管有关印章、空白收据、空白支票、库存现金和各种有价证券;

(三)     报销差旅费及各项日常费用;

(四)     登记现金和银行存款日记账;

(五)     其他一切与现金出纳有关的业务处理。

第二十九条   会计主要岗位职责:

(一)     按国家统一会计制度规定设置会计科目、总账和明细账等;

(二)     按照国家会计制度的规定记账,做到手续完备、数字准确、账目清楚;

(三)     负责编制财务会计月、季、年度报表,编写文字说明,做到账表相符;定期进行财务分析,编制财务收支计划,并考核预算的执行情况;

(四)     负责主要会计业务核算:固定资产核算、材料物资核算、工资核算、成本核算、收入利润核算等;

(五)     会计档案保管。按照《会计档案管理办法》的要求,做好会计账簿、会计凭证、会计报表等资料的归档工作,并按规定期限妥善保管。

(六)     所得税申报、扣缴业务处理。

 

第八章  财务内部牵制及岗位责任制度

第三十条  本基金会财务人员必须至少设置会计和出纳各1人。会计负责登记总分类账和明细分类账,每月上报有关报表;出纳员负责登记现金日记账和银行存款日记账及现金、支票和其它货币资金的收、付业务。

第三十一条   凡涉及货币资金和现金的收付,结算及其登记的任何一项业务,必须由两人分工掌管负责。负责收付现金、支票及其它货币资金的出纳员不能管理和登记总分类账和明细分类账;负责记账的会计不得做现金、支票收付功能业务。

第三十二条   出纳员和会计的具体分工与职责。

(一)     出纳员负责现金、现金支票、转账支票、人名章的保管,负责现金、支票收付的业务工作,负责与银行间的结算及票据传递,做到日清月结、账实相符,发现差错及时查找并报告秘书长。

(二)     会计负责法人代表财务专用章、会计档案的保管,会计记账凭证、会计报表的编制、负责月末账务的结转,负责固定资产的登记,负责收入、费用、债券债务的登记与查询,做到账账相符、账表相符、账实相符,发现差错及时查找并报告秘书长。

第三十三条   本基金会内部财务人员工作之间必须互相核对、互相牵制、互相监督,防止差错、防止失误、防止发生贪腐、盗窃和舞弊行为的发生。

 

第九章  财务开支审批制度

第三十四条   经费申请报销审批权限

(一)     日常开销、办公费用等审批权限,执行上级主管单位相关规定。

(二)     基金项目经费审批权限:

1.     捐赠项目支出:

(1)    捐赠协议有明确规定的,根据捐赠协议、基金项目财务管理办法确定相关费用审批标准。

(2)    捐赠协议未规定相关标准的,执行民政部相关规定。

2.     非定向捐赠支出,执行民政部相关规定。

3.     使用自有资金资助项目,执行上级主管单位相关规定。

 

第三十五条   报销办法

财务人员必须依据经费申请批件和有关领导签批的有效单据办理报销手续。

 

附则

第三十六条   本制度所称“以上”、“以内”、“以下”都含本数;“超过”、“少于”、“低于”不含本数。

第三十七条   本制度规定的事项如与国家有关法律、行政法规相抵触,以国家有关法律、行政法规的规定为准,并随国家法律、法规相关规则的变化及时进行修改。

第三十八条   本制度由本基金会负责解释。

第三十九条   本制度自印发之日起试行。